Prosedur Administrasi & Berkas Kedatangan

Buat kamu yang lolos melanjutkan studi di Jepang, baik dengan jalur beasiswa ataupun mandiri, pasti tahu dong sulitnya menyiapkan berkas pendaftaran? Iya, itu, yang jumlah berkasnya bisa sampai belasan itu loh! Lalu, setelah bersusah payah memenuhi berkas yang banyak kolomnya itu, atau mungkin bersusah payah memenuhi nilai TOEFL/JLPT, congratulations! Akhirnya kamu bisa ke Jepang! Jadi, apakah penderitaanmu mengisi dokumen berakhir disini? Sayangnya tidak! Jepang sangat terkenal dengan banyaknya berkas-berkas/paperwork yang harus diisi, bahkan bagi penduduk lokal juga loh. Sayangnya, semua berkas ini ditulis dalam Bahasa Jepang, dan umumnya petugas yang bertugas tidak bisa berbahasa Inggris. Tapi jangan khawatir, biasanya dari kampus akan menyediakan pendamping/tutor yang bisa berbahasa Jepang untuk membantu teman-teman.

Yuk kita tengok prosedur administrasi apa saja sih yang harus diurus saat tiba di Jepang!

1. Residence Card/ 在留カード (Zairyū kādo)

Saat kamu memasukki Jepang melalui keimigrasian, kamu akan diminta menyerahkan Certificate of Eligibility (CoE) kamu dan digantikan dengan kartu kependudukan atau dalam Bahasa Jepang disebut Zairyū kādo. Rupa dari Zairyū kādo sesuai dengan gambar di bawah ini:

Kamu akan diminta untuk mendaftarkan alamat tempat tinggalmu di city hall setempat seperti ditunjukan dengan kotak merah di atas. Batas waktu pendaftaran pada umumnya adalah H+14 setelah kedatangan kamu. Tetapi bergantung dengan situasi COVID-19, kamu mungkin akan diminta untuk karantina, sehingga kebijakan pendaftaran akan berubah. Untuk mendaftarkan alamatmu, kamu bisa ke Kumamoto city hall, lalu ke bagian receptionist. Setelah itu kamu hanya perlu mengatakan kalau kamu adalah mahasiswa baru dan ingin mendaftarkan alamat. Selajutnya petugas akan memberikan formulir yang harus kamu isi, beserta arahan nomor antrian dan loket yang harus kamu tuju. Berikut ini adalah contoh formulir yang harus kamu isi beserta cara mengisinya:

Formulir pengajuan Residence Card

Loket yang harus didatangi selain pendaftaran alamat, adalah loket National Pension Insurance Premium dan National Health Insurance. Kamu mungkin akan diminta untuk menunjukkan data diri seperti paspor dan kartu mahasiswa. Jadi jangan lupa disiapkan ya!

2. Tax Exemption for Student

Semua warga asing yang masuk Jepang mempunyai kewajiban yang sama dengan warga Jepang, tidak terkecuali pembayaran pajak penghasilan. Akan tetapi, karena kamu datang sebagai mahasiswa, kamu dapat keistimewaan untuk tidak membayar pajak. Untuk itu kamu harus melaporkan diri sebagai mahasiswa agar bisa bebas pajak. Proses ini biasanya dilakukan bersamaan dengan pendaftaran alamat di residence card kamu. Pelaporan ini perlu diperbaharui setiap tahunnya. Jadi, setalah satu tahun, kamu akan menerima surat berisikan formulir yang harus kamu isi dan kirimkan ke pihak yang bersangkutan city hall.

3. National Pension Insurance Premium Student Payment Exception /国民年金保険料学生納付特例  (Kokumin hoken-ryō gakusei nōfu tokurei)

Sama halnya dengan perpajakan, kamu juga berkewajiban untuk membayar uang pensiun seperti warga lokal lainnya. Akan tetapi hal ini tidak berlaku untuk mahasiswa. Oleh karenanya kamu perlu melaporkan bahwa kamu mahasiswa di loket National Pension Insurance. Informasi statusmu sebagai mahasiswa juga perlu diperbaharui setiap tahunnya. Sama halnya dengan perpajakan, setelah satu tahun, formulir dalam bentuk kartu pos akan sampai ke alamatmu, dan kamu akan diminta untuk mengisi dan mengirimkannya ke alamat yang tertera. Berikut contoh dari formulir pemberharuan status mahasiswa:

Formulir Pembaharuan Status Mahasiswa

4. National Health Insurance/国民健康保険 (Kokumin kenkō hoken)

Dikarenakan mahalnya biaya kesehatan di Jepang, semua warga Jepang dan asing diwajibkan untuk memiliki asuransi kesehatan. Jepang sendiri memiliki asuransi nasional yang dapat menutupi 70% biaya kesehatan/pengobatan yang diperlukan, sehingga warganya hanya perlu membayar 30% dari biaya tersebut. Kamu akan diminta untuk menunjukkan kartu asuransi (atau hoken-shō dalam Bahasa Jepang) ini saat kamu pergi ke klinik, ataupun apotek untuk menebus obat. Oleh karena itu asuransi ini sangat penting. Kamu dapat mendaftar asuransi ini di Kumamoto city hall. Setelah itu petugas akan memberikan informasi mengenai biaya yang perlu kamu bayarkan untuk asuransi tersebut. 1-2 minggu setelah registrasi, kamu akan mendapatkan kartu asuransimu seperti berikut:

Kartu Asuransi Kesehatan

Perhatikan masa berlaku kartu asuransimu (kotak merah), biasanya setiap 6 bulan sekali kamu akan mendapatkan kartu asuransimu yang baru. Kamu juga akan mendapatkan tagihan pembayaran asuransi untuk satu tahun. Tagihannya sebesar JPY 2,300/bulan dan bisa dibayarkan setiap bulannya atau langsung dilunasi diawal terserah kamu. Pembayarannya sendiri dapat dilakukan di bank dan convenient store terdekat. Untuk informasi lebih lanjut dapat dilihat di https://yosida.com/forms/nationalins.pdf

5. My number (Individual Number)/個人番号 (Kojin bangō)

Setiap orang yang tinggal di Jepang, memiliki individual number atau dalam Bahasa Jepang disebut Kojin bangō. Individual number yang terdiri dari 12 digit angka ini berfungsi sebagai Social Security and Tax Number System. Setelah proses registrasi di city hall selesai, kamu akan menerima notification card yang berisi 12 digit angka individual number kamu seperti berikut:

Notification Card

Mohon diperhatikan, kalau notification card ini bukanlah kartu individual number. Individual number card memiliki bentuk fisik kartu yang memiliki chip di dalamnya. Setiap orang memiliki kebebasan untuk memilih apakah akan membuat atau tidak membuat kartu tersebut.

Individual number card biasanya akan dibutuhkan bagi teman-teman yang ingin melakukan kerja paruh waktu dan mendaftarkan anaknya ke sekolah. Oleh karena itu, mahasiswa asing biasanya tidak membuat kartu ini. Jika kamu ingin membuatnya, kamu bisa datang ke city hall menuju loket paling kiri dari pintu masuk. Disana kamu akan diminta mengisi formulir dan mengambil foto diri. Kartu individual number dapat diambil 1 bulan setelah pembuatan. Informasi lebih lanjut mengenai individual number dapat dilihat di https://bit.ly/mynumberinfo

Oh ya, sejak bulan Maret 2021, kartu individual number dapat diintegrasikan dengan kartu National Health Insurance kamu loh. Untuk mendapatkan akses ini, kamu perlu mendaftarkannya online ataupun offline di city hall. Informasi lebih lanjut bisa klik di https://myna.go.jp/html/hokenshoriyou_top.html

Kelima hal di atas adalah beberapa prosedur administrasi yang harus kamu lakukan di city hall dalam waktu 14 hari setelah kedatangan (tergantung dengan situasi COVID-19, regulasi saat kedatangan mungkin bervariasi). Dan perlu diingat untuk prosedur 2-4 memerlukan kartu mahasiswa agar dapat diproses. Jadi pastikan kamu sudah mendapat kartu mahasiswa sebelum melakukan prosedur tersebut ya. Apa konsekuensinya jika kita tidak melapor bahwa kita berstatus mahasiswa? Salah satunya biaya yang perlu kamu bayarkan untuk asuransi kesehatan akan setara dengan pekerja, jadi otomatis lebih mahal. Tidak mau kan?

Selain 5 hal tersebut ada beberapa prosedur administrasi lain yang harus dilakukan, terutama asuransi bagi yang berencana tinggal di apartemen/アパート(apāto) dan mengendarai sepeda dalam kehidupan sehari-hari.

Asuransi Apartemen

Untuk kamu mahasiswa, kampus dimana kamu bersekolah biasanya akan menjadi penjamin dari penyewaan apartemen kamu. Dan untuk menhindari hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran, dsb, kamu perlu membeli asuransi apartemen (Comprehensive Renter’s Insurance atau “Ryuhonso”). Biaya yang dibutuhkan sesuai durasi tinggal kamu, biasanya JPY 4,000/tahun. Kamu bisa menghubungi International Student Affairs kampusmu atau agen apartemenmu untuk informasi lebih lanjut.

Asuransi Sepeda

Sejak bulan Oktober 2021, asuransi sepeda diwajibkan bagi semua pengendara sepeda dikarenakan tingginya tingkat kecelakaan sepeda. Asuransi ini berlaku untuk sepeda sendiri terlepas dari siapa pemiliknya. Karena semua sepeda di Jepang wajib didaftarkan kepemilikannya ke kepolisian setempat saat pembelian sepeda. Jadi data kepemilikan akan tercatat secara otomatis. Asuransi ini sendiri diperbaharui setiap tahunnya dengan biaya JPY 2,000 – 3,000/tahun. Kamu bisa ke toko sepeda terdekat untuk mendaftar asuransi ini.

Gakkensai Insurance (Student Lives Insurance)

Selain asuransi kesehatan yang diwajibkan bagi seluruh warga, terdapat pula asuransi pilihan yang bisa kamu ambil. Salah satunya adalah asuransi Gakkensai. Asuransi ini meliputi kecelakaan yang mungkin kamu alami saat pergi ke kampus ataupun kecelakaan di laboratorium atau saat praktikum. Asuransi ini sangat cocok untuk kamu yang aktif melakukan praktikum setiap harinya. Informasi lebih lanjut mengenai asuransi ini bisa kamu cek di http://www.jees.or.jp/gakkensai/ atau menghubungi kantor International Student Affairs kampusmu.

PENTING! kamu juga perlu melaporkan kedatanganmu ke:

  1. Kementrian Luar Negeri Indonesia (https://peduliwni.kemlu.go.id/beranda.html)
  2. Atase Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo (unduh berkasnya di https://bit.ly/lapor_atdikbud, dan kirim ke education@kbritokyo.jp)
  3. Persatuan Pelajar Indonesia Jepang Komisariat Kumamoto/PPIJK (https://bit.ly/lapor-diri)

Banyak dari mahasiswa Indonesia yang datang ke Jepang malas melakukan lapor diri, padahal tujuan lapor diri ini sangat berkaitan dengan pendataan kedatanganmu di Jepang sehingga memudahkan pendataan jika terjadi bencana, juga memudahkan teman-teman saat mengirimkan barang pindahan saat Kembali ke tanah air.

Bagaimana? Apakah sudah pusing? Kalau sudah pusing, bagus! Berarti kamu berusaha memahaminya. Mungkin ada banyak hal dan prosedur yang harus disiapkan dan dilakukan saat sebelum maupun sesudah kedatangan. Dan mungkin kamu overwhelmed dengan semua prosedur ini, ditambah lagi dengan situasi COVID-19 yang peraturannya silih berganti seiring bergantinya kondisi. Tapi jangan khawatir akan ada tutor dari kampusmu yang siap membantu. Kalaupun tidak ada, ada senpai mahasiswa Indonesia disini yang juga siap membantu kamu! Jadi, jangan lupa untuk lapor diri yaa agar kami tahu kedatanganmu! Tak kenal maka tak sayang. Tetap semangat dan kami tunggu di Jepang!

Untuk kamu yang sudah berkeluarga dan berencana membawa anggota keluarganya ke Jepang, silahkan kunjungi link ini untuk informasi selengkapnya.


0 Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *