Cara mengajukan Beasiswa MEXT U to U di Kumamoto University

Graduate School of Science and Technology, Kumamoto University menawarkan dua jalur beasiswa MEXT (Monbukagakusho) U to U tahun 2018, yaitu University Recommendation dan Special Allocation in the Field of Computer Science and Electrical Engineering(hanya untuk aplikan dari Indonesia atau Myanmar). Beasiswa yang saya apply adalah Special Allocation untuk program Doktoral.

Berikut adalah ringkasan perjalanan saya dalam mengajukan beasiswa MEXT Scholarship U to U di Kumamoto University (Kumadai).

Pastikan universitas atau fakultasmu memiliki perjanjian kerjasama dengan Kumadai

Untuk list universitas dan fakultas yang memiliki International Exchange Agreements dengan Kumadai dapat dilihat disini.

Tes TOEFL, TOEIC, atau IELTS

Batas minimum skor yang diminta MEXT U to U adalah 530 untuk TOEFL-PBT (71 untuk TOEFL-iBT), 700 untuk TOEIC, dan 6.0 untuk IELTS.

Saya sendiri mengikuti dua tes bahasa inggris, yaitu test TOEFL ITP dan TOEIC. Biaya tes TOEFL ITP sebesar 450k dan biaya TOEIC® Listening and Reading sebesar 675k. Hasil tes TOEFL ITP saya adalah 547 dan TOEIC adalah 910.

Sebenarnya tidak perlu dua, hanya perlu satu jenis tes saja. Tetapi saya cari aman dengan mengikuti 2, karena jika harus mendaftar ke beasiswa yang lain saya sudah memiliki sertifikatnya. Nah, saran saya, jika beasiswa memperbolehkan untuk mendaftar menggunakan TOEIC, ikuti tes TOEIC saja karena lebih mudah dibandingkan tes yang lain (menurut saya).

Pastikan untuk mengikuti tes di awal agar dapat mengetahui kemampuan kita dan bisa mengulang di bulan berikutnya jika belum memenuhi batas minimum. Karena tes-tes tersebut biasanya diadakan sebulan sekali dan harus menunggu seminggu hingga dua minggu untuk mendapatkan sertifikatnya.

Minta surat rekomendasi dari Pembimbing

Saya meminta surat rekomendasi dari 3 dosen. Dosen pertama adalah pembimbing tesis saya yang juga menjabat sebagai dekan. Dosen kedua adalah dosen saya sewaktu S2 yang adalah alumni dari Kumadai. Dosen ketiga adalah ketua program studi.

Surat rekomendasi ini saya minta 1 bulan sebelum deadline beasiswa. Tidak ada format untuk surat rekomendasi, sehingga format diserahkan pada pemberi rekomendasi. Namun, pada surat rekomendasi harus ditujukan kepada “President of Kumamoto University” dan dalam surat sebaiknya menyatakan bahwa pemberi rekomendasi merekomendasikan saya untuk beasiswa yang dituju. Sebagai contoh “I recommend him for admission to Japanese Government (Monbukagakusho) (MEXT) Scholarship at Kumamoto University”.

Ada dosen yang membuatkan surat rekomendasi untuk kita. Namun ada pula dosen yang sangat sibuk sehingga kita diminta untuk membuat sendiri surat rekomendasi dan mengirimkan ke email beliau untuk diperiksa sebelum di print dan ditandatangani. Sehingga, kita perlu menyiapkan surat rekomendasi yang berbeda-beda format dan isi untuk tiap-tiap dosen yang dimintai rekomendasi. Ingat ya, beda-beda format dan isi agar terlihat bahwa rekomendasi tersebut adalah dari dosen, bukan dari kita yang membuat, wkwk. Jangan lupa untuk menggunakan kop surat dari institusi dan stempel setelah ditandatangi.

Cari professor yang sesuai dengan penelitian kita

Untuk list professor dari Departement Computer Science and Electrical Engineering dapat dicek disini.

Selain mengecek Major Research Themes, kita juga harus mengecek list publikasi dari professor di web lab yang dipimpin, Google Scholar, Research Gate, Orcid, Research Map, dan DBLP. Jika sudah cocok langkah selanjutnya adalah memberanikan diri untuk menghubungi professor tersebut.

Hubungi professor yang dituju

Dalam menghubungi professor, etika yang benar adalah tidak menghubungi professor berbeda dalam waktu bersamaan. Sebagai contoh menghubungi Professor A di Universitas Alpha, lalu menghubungi Professor B di Universitas Beta dalam waktu yang dekat. Hal ini tidak dibenarkan karena jika kita diterima oleh Professor A di Universitas Alpha dan juga diterima oleh Professor B di Universitas Beta, maka kita harus memilih salah satu dan akhirnya menolak yang lain. Hal ini akan merugikan orang lain yang juga mendaftar di universitas yang kita tolak, karena kuota beasiswa dan kuota mahasiswa sebelumnya sudah terpenuhi dengan diterimanya kita. Juga merugikan bagi Board Selection Committee dari segi waktu karena mungkin mereka harus melakukan seleksi ulang karena telah kita tolak.

Cara yang menurut saya benar adalah menghubungi satu per satu dalam jangka waktu yang tidak berdekatan. Sebagai contoh saya menghubungi Professor A di Universitas Alpha. Namun tidak ada jawaban hingga satu bulan. Setelah itu saya hubungi lagi, namun tidak ada balasan lagi hingga satu atau dua minggu. Maka, saya pun menghubungi Professor B di Universitas Beta. Begitu seterusnya, hingga ada professor yang mau menerima kita.

Saya dulu menghubungi salah satu professor melalui email pada Oktober 2017, namun tidak dibalas. Sehingga saya menghubungi kembali Januari 2018. Namun, tidak menerima balasan hingga seminggu kemudian. Karena tidak dibalas, saya menghubungi pihak panitia beasiswa MEXT di Kumadai (ask-mext-scholarship@cs.kumamoto-u.ac.jp) untuk menanyakan dan pihak panitia mem-forward email saya ke professor tersebut.

Balasan dari professor tersebut adalah beliau tidak dapat menjawab email karena padatnya jadwal dan tahun ini tidak menerima mahasiswa baru di lab beliau dikarenakan kurangnya kapasitas di lab.

Karena situasi tersebut, saya menghubungi professor yang lain. Alhamdulillah, pada hari yang sama dibalas oleh beliau. Beliau menginformasikan bahwa jatah beasiswa Special Allocation tahun ini hanya 1.

Ketika menghubungi professor, ada beberapa hal yang perlu kirimkan, yaitu:

1. Research Plan (isinya ada Background, Aims and Objectives, Methodology, Timetable, dan References)
2. Sertifikat tes bahasa inggris
3. Curriculum Vitae (isinya ada Formal Education (dari SD hingga Universitas), Experience, Language, Awards, Publications, dan References (email dari pemberi rekomendasi)).
4. Transkrip akademik

Pencantuman Formal Education dari SD penting karena akan menentukan apakah kita harus melewati prior screening atau tidak. Prior screening akan dilakukan jika kita tidak mengikuti formal education minimal selama 16 tahun diluar Jepang. Lebih lengkap dapat dilihat disini.

Jika memiliki dosen atau link yang mengenal professor tersebut sebutkan namanya di email atas seijin pemberi rekomendasi. Sebagai contoh, salah satu dosen pernah berkuliah di universitas tersebut dan mengenal kita dengan baik, maka kita dapat meminta ijin beliau untuk menyebutkan namanya di email kita. Salah satu alasan mengapa kita harus memiliki link dan menyebutkan namanya di email adalah karena orang Jepang tidak mudah percaya kecuali ada yang merekomendasikan. Email saya pun beberapa kali tidak dibalas professor di universitas lain karena tidak memiliki link kesana.

Siapkan berkas yang dibutuhkan

Ada sekitar 16 dokumen yang harus dipersiapkan sebagai berikut.

• Application Form GSST

Application Form untuk International Joint Education Program for Science and Technology (IJEP) di Graduate School of Science and Technology (GSST) dapat diunduh disini.

Di Application Form ini akan ada GPA. Perhitungan GPA untuk MEXT tidak sama dengan IPK. Cara menghitung GPA dapat dilihat disiniatau disini.

• Application Form MEXT Scholarship

Application form untuk Japanese Government (Monbukagakusho: MEXT) Scholarship dapat diunduh disini.

Pastikan tidak ada banyak blank space antar halaman, caranya dengan mengecilkan ukuran tabel dan sesuaikan dengan isi tabelnya.

• Foto 4.5cm×3.5cm

Ukuran foto ini mungkin tidak lumrah di Indonesia, namun pastikan ukurannya tepat. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam foto untuk Application Form.

1. Background berwarna putih
2. Menggunakan baju resmi yang kontras dengan latar
3. Foto diambil 6 bulan terakhir
4. Foto harus jelas dan tidak diambil menggunakan kamera handphone
5. Foto harus dicetak di kertas dengan kualitas bagus
6. Minta pada pihak percetakan agar bagian wajah dan dada terlihat di foto.
7. Ukuran harus tepat 4.5cm×3.5cm dengan memotong bagian pinggir foto yang biasanya berwarna putih atau abu-abu.
8. Jika hasil dari percetakan kurang bagus (biasanya cuma kelihatan kepalanya saja), cetak di percetakan dalam ukuran 4×6 cm, lalu dipotong sendiri sesuai ukuran yang diminta.
9. Tuliskan nama dan kewarganegaraan di bagian belakang foto.
10. Foto ini ditempel pada Application Form MEXT Scholarship.
11. Pastikan untuk memberikan foto cadangan 1 atau 2 untuk meminimalisir kerusakan pada foto ketika dikirimkan. Tuliskan juga nama dan kewarganegaraan pada foto cadangan ini.

• Research Plan

Format Research Plan dapat diunduh disini.

• Health Certificate

Untuk mengetahui apa saja yang perlu dites, kita bisa membawa softcopy atau hardcopy Health Certificate (unduh disini) ke poliklinik atau lab kesehatan setempat. Cek kesehatan dapat dilakukan maksimal 6 bulan sebelum deadline beasiswa. Saya sendiri melakukan cek kesehatan 1 bulan sebelum deadline di Poliklinik Universitas Brawijaya dengan biaya sekitar 300ribuan.

• Statement of objectives describing reasons for application to the Graduate School, how the applicant qualifies to be a graduate student, and the applicant’s academic, research, and professional goals

Statement of Purpose and Objectives adalah sebuah dokumen yang merupakan esai deskripsi diri untuk menjelaskan mengapa kita layak mendapatkan beasiswa tersebut. Esai ini agak tricky dan merupakan salah satu penentu utama kelayakan kita untuk beasiswa. Selain itu, admissions committee juga akan menilai writing skill kita dalam menulis.

• A certificate of Bachelor’s degree and a certificate of Master’s degree (or a certificate of anticipation of completion

Ijazah S1 dan S2 harus difotokopi dengan legalisir. Pastikan untuk meminta legalisir jauh-jauh hari untuk menghindari sulitnya meminta tanda tangan legalisir pihak kampus.

• Certified official transcripts in English of academic records from each college and university attended

Transkrip S1 dan S2 juga harus difotokopi dengan legalisir. Transkrip harus memuat nilai tiap mata kuliah dan IPK. Selain itu, jika transkrip tidak ada grading scale, maka nantinya pihak GSST akan menanyakan grading scale yang digunakan di universitas kita. Berikut adalah contoh grading scale yang digunakan di kampus saya.

• Summaries of Bachelor’s thesis and Master’s thesis or equivalents in English

Dokumen ini berisi ringkasan dari skripsi dan tesis. Dokumen yang saya kumpulkan berisi judul skripsi dan tesis dalam bahasa indonesia dan bahasa inggris, supervisors, publication date, summary, dan keywords.

• A copy of a passport, or an official certificate of citizenship (original and English translation)

Fotokopi paspor halaman pertama (yang ada fotonya).

• A letter of recommendation in English from the head of the faculty or graduate school, or someone at a higher position of the applicant’s home university

Surat rekomendasi dari dekan atau ketua program studi. Saya meminta dua-duanya.

• A letter of recommendation in English from a professor or a research supervisor who can evaluate the applicant’s ability in study and research

Surat rekomendasi bisa diminta ke pembimbing skripsi atau tesis. Tetapi karena pembimbing saya adalah dekan, maka saya meminta lagi surat rekomendasi dari dosen lain yang lulusan Kumadai.

• A letter in English from the employer indicating knowledge and consent of this application, if the applicant is an employee

Saya tidak mengumpulkan surat rekomendasi dari kantor, walaupun saya bekerja.

• An official score of TOEFL, TOEIC, or IETLS

Kumpulkan sertifikat TOEFL, TOEIC, IELTS yang masih berlaku (dua tahun hingga deadline pengumpulan berkas).

• A letter from the applicant stating his/her commitment to the enrollment to Kumamoto University when selected for the scholarship.

Ini adalah dokumen yang berisi komitmen kita jika diterima beasiswa MEXT. Contohnya dapat dilihat di gambar berikut.

• Application Materials Checklist

Application materials checklist dapat diunduh disini.

Kirimkan softcopy ke professor dan pihak GSST

Setelah selesai menyiapkan dokumen yang diperlukan, kirimkan terlebih dahulu softcopy ke professor dan pihak GSST (gsst-aas@jimu.kumamoto-u.ac.jp atau ask-mext-scholarship@cs.kumamoto-u.ac.jp). Hal ini dimaksudkan agar mereka dapat memeriksa jika ada kesalahan pada dokumen kita, sebelum dikirimkan kesana.

Kirimkan dokumen ke GSST, Kumadai

Setelah dari pihak GSST mengecek dokumen kita dan everything is ok. Selanjutnya print semua berkas, tempelkan foto pada Application Form MEXT, tandatangani semua berkas yang dibutuhkan, dan taruh foto cadangan pada plastik bening.

Untuk menghindari kerusakan dokumen dalam mengirimkan berkas, saya menaruh dokumen dalam map kancing plastik, lalu dimasukkan dalam map coklat.

Pengiriman dapat dilakukan secara pribadi atau melalui Kumamoto University Liaison Office di Institut Teknologi Sepuluh November (ITS) Surabaya. Pengiriman secara pribadi dapat melalui EMS (sekitar 200ribuan, 2–9 hari) atau menggunakan jasa pengiriman yang lain yang lebih mahal tetapi lebih cepat sampai. Jika melalui Kumamoto University Liaison Office tidak dikenakan biaya alias gratis dan berkas akan dikirimkan bersama berkas aplikan lain yang juga akan mendaftar ke Kumadai.

Untuk pengiriman melalui Kumamoto University Liaison Office dapat menghubungi melalui email Ibu Mia Hernawati (mia.hernawati.sby@gmail.com).

Wawancara dengan professor-professor dari lab pilihan

Detil wawancara akan saya jelaskan disini.

Menunggu pengumuman hasil seleksi beasiswa MEXT U to U Kumamoto University

Lebih jelas dapat dilihat disini.

Sumber:

https://medium.com/@fatyanosa/bagaimana-cara-mengajukan-beasiswa-mext-u-to-u-di-kumamoto-university-a8b360570ea5