Administrasi Pengajuan Visa Dependent

Sangat mungkin bagi pelajar yang sudah menikah bahkan punya anak untuk membawa serta keluarga menemani studi di Kumamoto. Hal ini tentu saja perlu diinformasikan terlebih dulu kepada pihak kampus, terutama supervisor. Karena terdapat dokumen surat izin dari supervisor yang merupakan salah satu persyaratan pengajuan Certificate of Eligibility (CoE). 

Sesuai dengan namanya CoE merupakan dokumen yang diperlukan oleh anggota keluarga inti (pasangan dan/atau anak) untuk mengajukan visa dependent agar dapat masuk Jepang. Proses pembuatan CoE ini bervariasi bisa 1-3 bulan. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengajukan CoE.

Menyiapkan dokumen-dokumen sebagai berikut:

1. Mengisi form aplikasi pengajuan CoE, biasanya sudah disiapkan oleh kampus bagian International Office/International Student Affairs
2. 1 lembar foto 3×4, untuk ditempel di formulir
3. Amplop untuk mengirim balasan, bisa dibeli di kantor pos dengan menyertakan nama, alamat dan 404 ¥ perangko tertempel)
4. Salinan Kartu Keluarga dalam bahasa Inggris atau Jepang. Terjemahkan dokumen Indonesia ke bahasa jepang/inggris tidak harus sworn translator dan tetap membawa dokumen asli
5. Salinan Buku nikah atau scan
6. Salinan Akta lahir anak atau scan
7. Salinan dan asli paspor guarantor (keluarga yang sedang studi sebagai penjamin)
8. Salinan dan asli Residence Card 
9. Salinan Paspor dependent atau scan
10. Certificate of student status, bisa menghubungi pihak kampus
11. Certificate of MEXT scholarship status, bisa menghubungi pihak kampus
12. Letter of guarantee, bisa diunduh pada: https://www.mofa.go.jp/j_info/visit/visa/pdfs/application2.pdf
13. Salinan rekening JP Bank (rekening yg pasti digunakan MEXT)
14. Salinan rekening koran pribadi siapapun (optional saja biasanya menguatkan untuk anggota keluarga banyak)
15. Jūminhyō (Certificate of Residence) dari city hall atau jika sudah punya Individual Number Card bisa print di kombini @350 yen
16. Menyerahkan dokumen ke kantor imigrasi

Setelah dokumen siap, kemudian datang ke kantor imigrasi Kumamoto untuk menyerahkan secara langsung. Petugas akan memeriksa kelengkapan dan kejelasan dokumen. Apabila tidak ada kekurangan, maka kita bisa pulang dan menunggu CoE dikirim ke alamat yang tertela pada amplop balasan.

Jika CoE sudah diterima, segera kirimkan berkas tersebut ke Indonesia dengan menggunakan Express Mail Service (EMS) di JP Post yang ekonomis atau DHL yang lebih mahal namun lebih cepat sampai. Apabila dokumen CoE sudah diterima oleh keluarga di Indonesia, maka langkah selanjutnya adalah mengajukan visa dependent ke Konjen terdekat. Perlu diketahui CoE memiliki masa berlaku 3 bulan, jika lebih dari waktu tersebut visa belum diajukan, maka perlu melampirkan dokumen tambahan bisa dicek disini https://www.ph.emb-japan.go.jp/itpr_en/11_000001_00314.html.

Berikut adalah beberapa dokumen sebagai syarat pengajuan visa dependent:

1. Paspor asli
2. Formulir Aplikasi VISA baru yang sudah diisi dan ditandatangani (untuk anak yg belum bisa tanda tangan, bisa diwakili oleh ortu) https://www.mofa.go.jp/files/000124528.pdf
3. Foto 3,5×4,5 latar putih (tulis nama dan negara di balik foto + tempelkan di formulir visa)
4. Salinan KTP dependent 
5. Salinan dan CoE asli
6. Salinan Residence Card depan belakang atau scan
7. Salinan Jūminhyō atau scan
8. Salinan Buku Nikah
9. Salinan Kartu keluarga
10. Salinan Akta Kelahiran untuk anak
11. Invitation letter https://www.mofa.go.jp/files/000137089.pdf
12. Salinan student card dari universitas Jepang atau scan
13. Salinan paspor awardee MEXT/guarantor
14. Surat izin dari supervisor (opsional dan format bebas)

Lama pembuatan visa dependent antara 3-5 hari kerja. Masa berlaku visa adalah 3 bulan.

Berikut merupakan contoh dari Visa Dependent yang akan diterima: