Persiapan Sebelum Berangkat ke Jepang

Berikut uraian secara garis besar mengenai poin-poin penting yang harus dipersiapkan sebelum berangkat ke Jepang.
1. Admission Letter dari Universitas yang dituju
Admission Letter yang dimaksud disini adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh universitas yang bersangkutan yang menyatakan bahwa anda telah dinyatakan lolos ujian masuk dan diterima di tersebut. Dokumen ini bukan Informal Consent/Letter of
Acceptance dari professor yang ‘hanya’ berisi kesediaan calon profesor menjadi pembimbing. Pada awal masa studi di Jepang, mahasiswa baru akan tercatat sebagai research student. Admission Letter ini diperlukan untuk registrasi ke fakultas yang dituju sehingga kita tercatat menjadi mahasiswa aktif dan memperoleh kartu identitas.
2. Paspor
Pelajar Indonesia yang berada di Jepang umumnya datang dengan menggunakan paspor hijau (paspor biasa) atau paspor biru (paspor dinas) bagi PNS.
Paspor hijau
Dikeluarkan kepada warga negara dalam rangka perjalanan reguler
Paspor biru/dinas
Dokumen perjalanan RI yang dikeluarkan oleh Deplu untuk warga negara Indonesia yang melakukan perjalanan ke luar negeri dalam rangka dinas bukan diplomatik
3. VISA
VISA merupakan surat rekomendasi yang dikeluarkan oleh Kedutaan Besar Jepang untuk warga asing agar dapat masuk ke Jepang. Perlu diingat bahwa VISA bukanlah jaminan masuk ke negara Jepang. Ijin masuk final diberikan oleh pihak Imigrasi setelah kita mendarat di Jepang.
Untuk pelajar, pendaftaran VISA umumnya menyertakan COE (Certificate of Eligibility) yang dikeluarkan kantor Imigrasi Lokal di daerah yang kita tuju. Dengan adanya COE, proses aplikasi VISA umumnya lebih lancar dan dalam waktu 4 hari VISA sudah ada ditangan.
Dokumen yang diperlukan untuk pendaftaran VISA antara lain :
– Paspor
– KTP
– Formulir pendaftaran
– Pasfoto terbaru ukuran 4.5 x 4.5 cm
– COE asli dan fotokopinya
4. Foto
Foto diperlukan untuk berbagai keperluan administrasi seperti mendaftar Alien Card, Registrasi di kampus dsb. Sebaiknya disiapkan pasfoto hitam putih dan berwarna ukuran (3 x 4) cm, dan (4 x 6) cm
5. Obat-obatan
Jenis obat yang perlu dibawa tentunya berbeda menurut kondisi kesehatan masing-masing pelajar. Masalah kesehatan yang umum dijumpai oleh mahasiswa yang baru tiba di Jepang terkait dengan perbedaan iklim yang bisa mengakibatkan gejala flu, demam, pusing, atau sakit perut. Dengan demikian, obat-obatan untuk mengatasi keluhan-keluhan seperti tersebut menjadi perlengkapan yang sangat disarankan untuk dibawa.
6. Pakaian
Rata-rata temperatur harian di Jepang selain tergantung dari musim juga berbeda menurut letak geografis. Jepang di wilayah utara (Tokyo, Hokaido) relatif lebih dingin dibanding di wilayah selatan (Osaka, Kyusu). Mahasiswa asing umumnya datang pada awal semester baru/ September – Oktober (musim gugur atau awal musim dingin) dimana suhu di Kumamoto berkisar 15-20 oC. Hendaknya disiapkan jaket atau sweater yang cukup tebal. Sedangkan untuk jaket musim dingin bisa beli jaket setelah tiba di Kumamoto. Musim dingin di Kumamoto bisa mencapai – 4 oC.
7. Mata uang Jepang
Disarankan untuk membawa mata uang Jepang (yen) setidaknya 100.000,00 (dengan perkiraan beasiswa turun dalam 1 bulan) diluar uang akomodasi untuk membeli kebutuhan sehari-hari dan membayar keperluan administrasi yang berkaitan dengan tempat tinggal (uang deposit, uang kunci). Atau bisa menghubungi para senpai yang ada di Jepang (Kumamoto) untuk menukar uang rupiah dengan uang yen.
8. E-Token
Transaksi tukar menukar uang Rupiah ke Yen atau sebaliknya akan sering kita lakukan di Jepang, oleh karena itu siapkan token bank dari Indonesia sebelum berangkat (bisa BNI, BCA, Mandiri, dll).